王爷你的bug被我找到了第103章 文书提速与流程优化

秋日的午后阳光透过稀疏的枝叶在书房的地面上投下斑驳的光影。

林晏清正核对“手工小组”呈报上来的第一批坐垫样品用料清单却发现与之前库房拨付的记录有些微出入。

她让丫鬟去库房取原始单据来核对这一来一回竟花了小半个时辰。

“怎么这么久？”林晏清看着气喘吁吁跑回来的丫鬟不禁问道。

丫鬟平复了下呼吸回道：“郡主库房的李管事找了好一会儿才找到那张单子说是前几日归档时与其他几份不太相干的文书混在了一处。

” 林晏清接过那张有些皱巴巴的单据看着上面模糊的墨迹和简陋的记载眉头微蹙。

这让她想起了之前看账册时的混乱感。

看来王府内部的信息传递和文书管理也存在效率问题。

她拿着那张单据去找萧煜。

萧煜正在批阅几份从京郊大营送来的军务文书见她进来便放下了笔。

“王爷你看这个。

”林晏清将坐垫用料单据和库房拨付记录并排放在书案上“就这么一件小事核对起来却如此费周折。

若是军国大事信息传递也这般迟缓或者容易出错岂不误事？” 萧煜看了看那两张格式不一、记载简略的单据又看了看自己案头那些格式相对统一、条理清晰的军报立刻明白了她的意思。

军中文书往来自有其严格的格式和传递流程以确保效率和准确。

而王府内务的文书管理显然还停留在比较随意的阶段。

“你有何想法？”萧煜问道知道他的小王妃定然又有了主意。

林晏清拿起炭笔在一张白纸上画了起来：“王爷我在想咱们王府内部的各种请示、汇报、领用、记录是不是也可以定一些简单的规矩？比如不同类型的文书用固定的格式来写。

像领用物品就必须有申请人、申请事由、申请物品及数量、批准人、发放人、领取时间这些基本项一式两份申请人和库房各执一份方便核对。

” 她开始勾勒“标准化表单”的雏形。

“再比如文书传递也要有个流程。

谁发出的发给谁经过哪些人确认或审批最后归档到哪里最好也能有个简单的记录就像……就像军中传令也需要记录接令时间和执行情况一样。

”她引入了“流程追踪”的概念。

“还有归档”林晏清指着那张皱巴巴的单据说“各类文书办结后应该按类型、按时间分门别类地存放好贴上标签注明事由和日期。

这样日后查找起来就不用像今天这样大海捞针了。

” 她将现代办公中的“表单标准化”、“流程化管理”和“档案分类”理念用最朴素的方式阐述出来。

萧煜听得极为认真。

他深知信息传递的准确与效率无论在战场还是朝堂都至关重要。

林晏清提出的这些方法虽然针对的是王府内务但其核心思想与提高行政效率的道理是相通的。

“此法若能推行不仅府中事务能更顺畅于外界看来王府亦是井井有条规矩森严。

”萧煜肯定道“你可拟定细则先在府中试行。

” 得到支持林晏清再次展现出她的行动力。

她召集了王府各位管事将自己的“文书改革”方案详细讲解。

她设计了数种简单的标准表单模板：物品领用申请单、事项请示汇报单、日常巡查记录单等规定了必填项目和书写格式。

同时明确了简单的文书流转路径要求关键环节需有经手人签字或盖章确认并规定了各类文书的归档方式和保管期限。

起初管事们觉得有些麻烦不如以往口头请示或者随意写个条子方便。

但林晏清耐心解释这样做虽然前期多花一点功夫却能避免很多日后可能出现的推诿、遗忘和核对困难长远来看是省时省力的。

她还让人制作了几个带有多层抽屉、贴有分类标签的档案柜专门用于存放各类已办结的文书。

几天后效果初显。

一位管事需要查询上月修缮花园的人工和物料记录按照新的归档方法他很快就在标有“修缮类-秋季”的抽屉里找到了装订成册的完整记录包括申请单、批复发出的指令、领料单和最后的验收记录一应俱全清晰无比。

“郡主这新法子真是太管用了！”那管事激动地跑来汇报“以往要找点旧账得问好几个人翻好几个地方现在按着标签一找就着！” 其他管事也陆续感受到了新规矩带来的便利。

文书格式统一看起来清楚明白；流程明确责任清晰减少了扯皮；归档有序查找便捷。

整个王府的内务运转仿佛上了一次润滑油变得更加顺畅高效。

连萧煜也发现如今他想了解府中某件庶务的进展情况只需让管事按新格式呈报一份简要的“事项进度单”便能一目了然省去了许多询问和听冗长汇报的时间。

这日林晏清看着花厅墙上那块“事务进度看板”上各项任务都在有条不紊地推进旁边新设的文书架上各类表单归档整齐心中充满了成就感。

这就像是在一个复杂的模拟经营游戏里终于建立起了完善的信息管理系统和任务追踪机制那种一切尽在掌握的感觉令人着迷。

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